GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG CHÍNH
--- ccsKTXPro ---
ccsKTXPro là bộ đôi hoàn thiện cho việc quảng bá hình ảnh ký túc xá đến cho cán bộ, sinh viên có nhu cầu lưu trú và tổ chức quản lý Ký túc xá khoa học, hiện đại, áp dụng tối đa công nghệ vào việc quản lý, giúp đội ngũ quản lý vận hành hệ thống một cách dễ dàng, hiệu quả. Phần mềm gồm 03 phần chính:
1. Website giới thiệu Ký túc xá.
2. Đăng ký lưu trú và theo dõi hồ sơ online.
3. Phần mềm quản lý lưu trú tại ký túc xá.
1. Website giới thiệu Ký túc xá:
Đây là một website hoàn thiện, được thiết kế chạy trên môi trường đa giao diện: smartphone, Tablet, Laptop, PC… rất tiện cho việc giới thiệu, quảng bá hình ảnh ký túc xá đến đối tác, khách hàng, là cổng thông tin kết nỗi giữa nhà trường và khách hàng lưu trú. Web gồm hai phần: Website người dùng và Phần quản trị admin.
a) Website người dùng:
- Module Trang chủ.
- Module giới thiệu
- Module thông báo
- Module Tin tức
- Module bộ máy tổ chức.
- Module giới thiệu các loại phòng/ dịch vụ.
- Module liên hệ
b) Admin web (Phần quản trị):
- Định nghĩa một số dữ liệu hệ thống.
- Tùy chỉnh trang chủ (Ẩn/ hiện các khối module)
- Module định nghĩa menu chính
- Module định nghĩa menu phụ (menu dưới)
- Module quản lý slide chính.
- Module quản lý thông báo, thông báo chính.
- Module quản lý tin tức và slide tin tức.
- Module quản lý danh sách các loại phòng và dịch vụ.
- Module quản lý bộ máy tổ chức.
- Module số liệu thống kê.
- Quản lý Cấu hình mail server
2. Đăng ký lưu trú và theo dõi hồ sơ online.
Module đăng ký online giúp cho sinh viên, người lưu trú có thể đăng ký ở bất kỳ nơi nào, không nhất thiết phải đến trường
- Hiển thị các khu KTX, các loại phòng, các loại giá.
- Hiển thị đơn giá từng phòng cho sinh viên biết trước khi quyết định đăng ký.
- Hiển thị phòng còn giường trống.
- Yêu cầu nộp hình thẻ 4x6 và Hình CMND/CCCD mặt trước và sau. Quản lý có thể xóa đăng ký đối với những hồ sơ không đính kèm Hình thẻ và hình CMND/CCCD
- Một số CMND/CCCD chỉ đăng ký được 01 hồ sơ tại ký túc xá, nếu Hồ sơ đã có rồi, Chỉ cần tìm lại hồ sơ cũ theo số CMND/CCCD, theo số Mobile hoặc theo mã số sinh viên.
- Đổi với hồ sơ đã đăng ký, sinh viên không thể thay đổi thông tin tại đây, cần liên hệ với Ban quản lý ký túc xá để được chỉnh sửa.
- Nếu đã nộp hồ sơ nhưng chưa có hình ảnh, sinh viên có thể bổ sung hoặc thay thế hình ảnh tạo đây cho đến khi Quản trị duyệt hồ sơ và lock hình.
- Sinh viên sau khi đăng ký sẽ nhận được mail xác nhận đã gửi hồ sơ thành công. Đây cũng là minh chứng khi sinh viên đến nhận phòng.
3. Phần mềm quản lý lưu trú tại ký túc xá.
Đây là phần mềm quản lý chạy trên môi trường internet, nên rất thuận tiện cho việc quản lý và theo dõi hoạt động của ký túc xá mọi lúc mọi nơi.
a) Quản lý hồ sơ sinh viên, cán bộ lưu trú:
- Quản lý theo dõi hồ sơ đăng ký online.
- Thêm/chỉnh sửa/xóa hồ sơ.
- Tìm kiếm hồ sơ theo: Mã số sinh viên, Số CMND/CCCD, số điện thoại hoặc Họ tên
- Xem và duyệt hình ảnh của sinh viên, cán bộ đã gửi về khi đăng ký online.
b) Quản lý danh sách phòng:
- Tổ chức quản lý phòng theo cây phân cấp: Khu nhà -> tầng -> phòng.
- dễ dàng phân biệt phòng Nam/Nữ, Phòng 1 giường hoặc nhiều giường qua Icon.
- Đỗi màu các phòng đang sửa chữa, không nhận sinh viên đăng ký.
c) Quản lý đăng ký:
- Quản lý danh sách đăng ký online.
- Thêm/chỉnh sửa/xóa hồ sơ đăng ký cho sinh viên.
- Theo dõi và duyệt danh sách đăng ký vào phòng ở.
- Giá đăng ký phòng theo giá mật định, nhưng khi check in vào phòng có thể thay giá theo thỏa thuận với người lưu trú.
- Bố trí trưởng phòng.
d) Quản lý lưu trú:
- Quản lý danh sách sinh viên, cán bộ đang lưu trú trong ký túc xá, tham chiếu đến hồ sơ cá nhân mỗi người để biết thông tin chi tiết.
- Quản lý lưu trú theo danh sách cây Khu nhà -> Tầng -> Phòng -> Gường -> Sinh viên lưu trú.
- Xem chi tiết bằng hình ảnh sinh viên lưu trú trong từng phòng, ai là Trưởng phòng.
- Xem sơ đồ phòng ký túc xá chi tiết đến từng giường để biết cụ thể giường nào có người ở giường nào còn trống.
e) Ghi chỉ số điện/nước và quản lý thông tin điện nước:
- Được thiết kế trên giao diện điện thoại, Cán bộ quản lý mang điện thoại đến từng phòng xem chỉ số điện/nước và nhập trực tiếp vào phần mềm này, Phần mềm sẽ tính ngay số ký điện/nước đã sử dụng và số tiền cần phải đóng hàng tháng dựa vào đơn giá đã định.
- Mỗi sinh viên sẽ cho định mức số Khối nước và số Kw điện.Nếu sử dụng trong định mức sẽ tính giá theo định mức, nếu vượt số định mức sẽ tính theo giá ngoài định mức. giá này đã định nghĩa sẵn trong hệ thống và công bố cho sinh viên.
- Thống kê tổng số khối điện / nước đã dùng trong từng tháng trong toàn bộ hệ thống.
f) Quản lý thu tiền:
- Quản lý chứng từ thu điện nước trong ngày
- lập phiếu thu theo từng sinh viên, từng khoản thu gồm: tiền phòng, tiền điện, tiền nước
- cho phép thu nhiều tháng trên một phiếu thu
- In phiếu thu cho sinh viên kèm theo mã Qr-code. Mã Qr-code này có thể dùng để kiểm soát việc ra vào cổng ký túc xá của sinh viên qua chức năng Hiển thị thông tin cá nhân của sinh viên qua QR-code của phần mềm.
g) Một số thống kê hỗ trợ quản lý:
- Thống kê số sinh viên đang ở.
- Thống kê công nợ của sinh viên.
- Thống kê nợ chưa nộp tiền điện/nước theo phòng.